Massenschreiben sind in der Finanzverwaltung keine Seltenheit. Texte wie die antragslose Arbeitnehmerveranlagung oder Erinnerungsscheiben zur Pflichtveranlagung gehen an hunderttausende Menschen. Und werden oft nicht verstanden. Sind doch Begriffe aus der Steuerwelt vielen ein spanisches Dorf. Und das kommt teuer. Ein Massenschreiben kann zigtausende Anrufe erzeugen.
Unser Sprachprojekt „Finanz verstehen“ sollte Abhilfe schaffen. 50 Mitarbeiter:innen aus 20 Organisationseinheiten arbeiteten im Projekt in verschiedenen Workshops mit. Gemeinsam entwickelten wir einen passenden Stil für die Finanzverwaltung, erarbeiteten Formvorgaben und unzählige Briefe und Textbausteine. Am Ende wurde aus einem Fleckerlteppich ein rundes Ganzes.
Die Hürden waren hoch
2 große Stolpersteine lagen am Weg: Texte zu vereinfachen scheint für viele die rechtliche Richtigkeit zu gefährden – ein No-Go in der Finanzverwaltung. Und die Zielgruppe ist extrem breit. Steuersachen betreffen Lehrlinge genauso wie Universitätsprofessor:innen.
Wir wählten einen pragmatischen Weg und begannen dort, wo wir mit dem geringsten Widerstand rechneten: durch Vereinheitlichen mit Schreibstandards, Kürzen der Sätze und Erklären von Fachbegriffen. Und durch das Überarbeiten jener Texte, die wenig Diskussionsstoff liefern wie Beschwerdeantworten.
Step-by-Step zum Schreiberfolg
Der sachte Start und das Überarbeiten der Texte in Kleingruppen gaben uns die Sicherheit, uns auch an die harten Brocken heranzuwagen.
Im Vordergrund standen immer die Fragen: Welche Informationen brauchen Leser:innen unbedingt und was können wir streichen, ohne die Rechtssicherheit zu gefährden.
Auch wenn es noch Jahre braucht, um alle Texte vom Amtsschimmel zu befreien, der Erfolg lässt sich jetzt schon sehen. Hier ein paar Beispiele von altem und neuem Text:
ALT
Zu Ihren kritischen Zeilen darf ich Ihnen, soweit es in unseren Kompetenzbereich fällt, Folgendes näher erläutern: …
NEU
Danke für Ihre offenen Worte. Wir …
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Gemäß § 299 Abs. 2 BAO ist mit dem aufhebenden Bescheid der den aufgehobenen Bescheid ersetzende Bescheid zu verbinden. Infolge Aufhebung des Bescheides war die gegenständliche Bescheiderlassung erforderlich.
NEU
Sie erhalten einen neuen Bescheid, weil Ihr bisheriger Bescheid aufgehoben wurde (§ 299 Abs. 2 Bundesabgabenordnung).
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Eine Reise im Sinne des § 16 EStG 1988 liegt vor, wenn sich der Steuerpflichtige aus beruflichem Anlass mindestens 25 km vom Mittelpunkt seiner Tätigkeit entfernt, eine Reisedauer von mehr als drei Stunden bei Inlandsreisen vorliegt und kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird.
NEU
Was ist eine Dienstreise?
- Sie entfernen sich aus dienstlichem Grund mindestens 25 km von Ihrem Hauptdienstort
- Ihre Inlandsreise dauert mehr als 3 Stunden
- Es entsteht durch Ihre Reise kein weiterer Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit
Rechtshinweis: § 16 Abs 9 Einkommensteuergesetz 1988
Dauer: seit 2016
Auftrag: Wording für Massenschreiben entwickeln und umsetzen
Team: Irmgard Zirkler & Monika Kriwan