Auf dem Weg zum modernsten Stadtmanagement haben die Stadt und Holding Graz ihren Texten eine Frischzellenkur verpasst. Von Beschwerdeantworten, Baustellenankündigungen bis hin zu HR-Kommunikation und Bescheiden sollten alle Texte vom Amtsschimmel befreit werden.
Der Startschuss fiel 2015. Nach einer umfassenden Textanalyse wussten wir genau, wo der Schuh drückt und wo wir ansetzen mussten. Der größte wunde Punkt: mangelnde Verständlichkeit – vor allem die Texte mit rechtlichen Inhalten waren vielfach Denksportaufgaben und kein Service für Leser:innen.
Den richtigen Ton finden
Der nächste Schritt: ein Stilfindungsprozess. Wie soll in Zukunft die Tonalität der Sprache sein? Welche Wörter haben ausgedient? Und wie bringt man die rund 7.500 Schreibenden des Stadtmanagements dazu, in einem einheitlichen Stil zu formulieren? Das Ergebnis: ein Stilhandbuch mit 8 Schreibwerten, eine Online-Plattform sowie ein klarer Trainings- und Kommunikationsplan.
Ideenreich umsetzen
Alle wussten: auf den Rollout kommt es an – denn Papier ist geduldig. Daher gingen wir auf die Suche nach positiv sprachauffälligen Menschen, die das Projekt als Turbo weitertreiben sollten.
Insgesamt bildeten wir 65 Multiplikator:innen in mehreren Trainings aus. Ihre Aufgabe: Basisschulungen in ihren Abteilungen abhalten, Tipps geben und den Nutzen von „Graz verständlich“ trommeln.
Damit das Projekt schnell Fahrt aufnimmt und der Motor nicht durch „Flurfunk“ ins Stottern gerät, wurde es von Anfang an durch interne Kommunikationsmaßnahmen begleitet. Ein Highlight: die jährliche Suche nach dem „Unwort“ des Jahres.
Zusätzlich gab es weitere Workshops zu Fachthemen wie Beschwerdeantworten, HR-Texte, Bescheide oder Controlling-Berichte. Alles in allem begleiteten wir das Stadtmanagement in rund 25 Workshops, Trainings und Textcoachings.
Darüber reden
Und damit das gute Beispiel Schule macht, stellten wir das Projekt bei zahlreichen internen und externen Veranstaltungen vor. Ein ORF-Beitrag mit Magistratsdirektor Martin Haidvogl und viele Medienberichte sorgten dafür, dass auch andere Verwaltungen von den Erfahrungen aus Graz profitierten.
Dauer: seit 2015
Auftrag: Markensprache entwickeln samt Rollout
Team: Irmgard Zirkler & Monika Kriwan